Rules of Engagement
Wie wir uns im Arbeitsalltag verhalten und miteinander kommunizieren möchten.
Less is more
Unsere Rules of Engagement legen die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit fest und beinhalten Spielregeln und Tipps für ein effizientes und wertebasiertes Miteinander im Arbeitsalltag.
Die Einführung der 36-Stunden-Woche ermöglicht ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben. Das trägt zum Wohlbefinden unserer Mitarbeiter*innen bei und steigert gleichzeitig die Produktivität in der gesamten Digitalagentur.
Wir haben uns für eine 36-Stunden-Woche entschieden, weil wir wissen, dass für beste Performance eine ausgewogene Work-Life-Balance und eine offene Arbeitszeitgestaltung unabdinglich sind. Gemeinsam haben wir kurz-, mittel- und langfristige Maßnahmen erarbeitet, die für eine nachhaltige und erfolgreiche Arbeitszeitverkürzung wichtig sind und den Erfolg dieser sicherstellen.
Im Arbeitsalltag streben wir nach einem werteorientierten und effizienten Miteinander.
Wie möchten wir uns im Arbeitsalltag verhalten? Wie möchten wir miteinander kommunizieren?
An unseren Werten führt kein Weg vorbei: Sie werden gelebt und sind in allem was wir tun sichtbar und spürbar. Wir definieren uns selbst als capable, friendly und curious. Wer sich fragt wieso, der kann hier mehr über unsere Werte erfahren.
Wir haben fünf Prinzipien definiert, um das Beste aus unserer Zeit herauszuholen. Das gilt sowohl für unsere Kunden, als auch für unser eigenes Wohlbefinden.
Five principles
01.
Standards & Knowledge Sharing
Die Einhaltung bestimmter Standards und Richtlinien ist das Fundament der konstant hohen Qualität unserer Arbeit.
Durch eine klare Kommunikation, die fortlaufende Überprüfung unserer Vorgehensweisen und die Bereitschaft zum Lernen, ermöglichen wir kontinuierliche Verbesserungen, innovative Lösungen und persönliches Wachstum – im Interesse unserer Kunden und auch zu unserem eigenen Vorteil. Darüber hinaus nutzen wir bewährte Ansätze und Methoden und reflektieren am Ende des Tages unsere Arbeit. Wir teilen unser Wissen und unsere Erfahrungen aktiv über unsere bestehenden Plattformen, damit andere davon profitieren können.
Wissen teilen und Synergien schaffen
Wir greifen auf bewährte Umsetzungen und Vorgehensweisen aus früheren Projekten zurück und nehmen uns Learnings zu Herzen. Zusätzlich reflektieren wir am Ende des Tages über unsere Arbeit und verbinden diese Reflexion gleichzeitig mit der Zeiterfassung.
02.
Be focused
Ein effizienter Start in den Arbeitstag und eine strukturierte Zeitplanung ermöglichen konzentriertes Arbeiten und maximale Produktivität.
Start the day in a focused way: Ein guter Start in den Arbeitstag ist entscheidend für die Produktivität des Teams. Daher setzen wir Teammeetings oder Besprechungen nicht direkt zu Arbeitsbeginn an. So haben unsere Mitarbeiter*innen Zeit, sich individuell auf den Tag vorzubereiten.
Strukturiert durch den Tag: Durch eine strukturierte Einteilung des Arbeitstages in definierte Zeitblöcke, können Aufgaben gezielt bearbeitet und das übergeordnete Tagesziel erreicht werden. Definierte Zeiten für konzentriertes Arbeiten, ohne Ablenkungen durch Anrufe, E-Mails oder Slack-Nachrichten ermöglichen es, die Arbeitszeit effizient zu nutzen.
Methoden für neue Herangehensweisen: Durch regen Austausch über Planungs- und Herangsehensweisen mit Kolleg*innen kommen stets neue, praktische Erkenntnisse zum Vorschein. Folgende drei Methoden sind Beispiele eben solcher.
Methods
Dringlichkeit vs. Wichtigkeit (Eisenhower-Prinzip)
Das Eisenhower-Prinzip ist vor allem bei Ressourcenknappheit hilfreich.
Durch die klare Aufteilung und Priorisierung der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit können begrenzte Ressourcen effizienter genutzt werden. Das ermöglicht eine bessere Zeitplanung, optimiert die Arbeitsabläufe und trägt dazu bei, dass die wichtigsten und dringendsten Aufgaben priorisiert und rechtzeitig erledigt werden.
ALPEN-Methode nach Lothar Seiwert
Diese einfache Methode hilft dabei, den Überblick über die Aufgaben zu behalten und den Tag bestmöglich zu nutzen. Nach getaner Arbeit den Folgetag in wenigen Minuten planen:
A – Aufgaben und Termine notieren
L – Länge der Aufgaben realistisch schätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidungen über die Prioritäten der einzelnen Aufgaben treffen
N – zum Feierabend eine Nachkontrolle durchführen und Learnings für den nächsten Tag mitnehmen
Pomodoro Technik nach Francesco Cirillo
Diese Zeitmanagement-Methode gilt als eine der einfachsten und effektivsten. Den Namen verdankt sie ihrem Erfinder, dem italienischen Unternehmer Francesco Cirillo. Der nutzte dazu einst eine Küchenuhr in Tomaten-Form – eine „Pomodoro“ eben. Diese Methode eignet sich besonders für Aufgaben und Teilprojekte, welche man mit vollem Fokus, ohne Ablenkung, absolvieren möchte. In der Anwendung dieser Methode wird zwischen fokussierter Arbeit und definierten Pausen gewechselt.
Das Grundprinzip der Pomodoro-Technik funktioniert denkbar einfach:
- Aufgabe auswählen.
- Kurz notieren, was dafür getan werden muss.
- Wecker auf 25 Minuten stellen und loslegen.
- Sobald der Wecker klingelt alles abhaken, was erledigt ist.
- Es folgt eine Pause von 5 Minuten, dieses Intervall wird "Promodori" genannt.
- Den Ablauf ca. 4 Mal wiederholen und danach eine länger Pause (ca. 30 min) einlegen.
Die 25-Minuten-Abschnitte sind ein enges Korsett. Manche Aufgaben lassen sich nicht so einfach darauf zuschneiden. Entscheidend ist aber, dass das Grundprinzip, also der Wechsel zwischen fokussierter Arbeit und regelmäßigen Pausen, eingehalten wird.
03.
Communication is key
Um Missverständnisse zu vermeiden und die Effizienz der Zusammenarbeit zu verbessern, spielt eine effektive und transparente Kommunikation eine wichtige Rolle.
Feedback: Wir legen Wert auf eine offene Feedback-Kultur, in der konstruktive Rückmeldungen ausgetauscht werden. Dadurch können wir uns kontinuierlich verbessern und besser zusammenarbeiten.
Digital und dennoch persönlich: Manchmal ist es einfacher, persönlich miteinander zu kommunizieren. Daher nutzen wir unsere engen Teamstrukturen, um effektive Abstimmungen mit zeitnahen Ergebnissen zu erzielen. Wir schaffen Raum für direkte Kommunikation, sei es in Form von virtuellen Meetings oder persönlichen Gesprächen.
Kommunikation von Zielen: Wenn wir eine Aufgabe an jemand anderen delegieren, stellen wir sicher, dass die Ziele klar kommuniziert werden. Wir beantworten Fragen wie: Welches Ziel wird damit verfolgt? Was erwarten wir von der Aufgabe? Was erwartet der Kunde? Zudem setzen wir verbindliche Fristen für die Erledigung der Aufgabe.
Durch diese Maßnahmen stellen wir sicher, dass die Kommunikation effektiv ist, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben und dass die Aufgaben erfolgreich abgeschlossen werden können.
Feedback Kultur
"Feedback is the breakfast of champions" – Ken Blanchard
Feedbackregeln für ...
Feedbackgeber*innen:
- Wähle einen guten Zeitpunkt für Feedback aus.
- Gib Feedback zeitnah, aber nie in emotionsgeladenen Situationen!
- 4-Augen-Prinzip: Gib Feedback stets ohne Publikum!
- Nenne Fakten und sei konkret. Formuliere Ich-Botschaften statt Du-Botschaften. Und nenne konkrete Beispiele. Wichtig: Beschreibe das Verhalten des Menschen und bewerte nicht. Schildere dabei die Konsequenzen, die ein Verhalten für dich hat.
- Teile deinem Gegenüber mit, welches Verhalten du dir wünscht und sei offen für einen Dialog.
Feedbacknehmer*innen:
- Nimm das Feedback auf und höre aktiv zu.
- Stelle bei Bedarf Verständnisfragen und lasse dein Gegenüber ausreden.
- Versuche, dich nicht zu rechtfertigen oder zu verteidigen.
- Betrachte Feedback als Chance, etwas zu lernen.
- Überlege, was du annimmst.
- Feedback ist ein Geschenk, oft nicht selbstverständlich und fördert auch das persönliche Wachstum.
Kommunikations-Kanäle
Innerhalb der Agentur setzen wir auf verschiedene Kommunikationskanäle, um Abstimmungen so effizient wie möglich zu halten. Grundsätzlich gilt die Devise: Eine persönliche Face-to-Face-Abstimmung ist oft die effizienteste und beste Möglichkeit, um schnell zu einem optimalen Output zu kommen.
Generell gilt meist folgende Reihenfolge:
-
Persönliche Absprache
-
Slack-Nachricht / Mail
-
Termin ausschicken
Tools
- Slack: für die direkte Kommunikation mit Kolleg*innen und den Austausch zu pixelart-weiten Themen und Projekten.
- Microsoft Teams: für Remote-Termine mit Kunden und größere interne Remote- oder Hybrid-Termine.
- Konferenz-Systeme in den Besprechungsräumen: Für hybride Termine, sowohl intern als auch extern.
- 3CX: Unsere Telefonsoftware, um für externe Anrufer*innen (Kunden, Partner, etc.) die telefonische Erreichbarkeit zu gewährleisten.
- E-Mail: Für die interne & externe Kommunikation. Für Nachrichten, die über die Chat-Systeme ggf. untergehen könnten.
Kudos Cards
Kudos-Cards (von griechisch: κῦδος (kydos) für Ruhm, Ehre) sind eine einfache, aber effektive Methode, um im Team häufiger Wertschätzung und Lob auszudrücken.
Wie? Wann immer man richtig stolz aufeinander, oder für etwas sehr dankbar ist, schreibt man ein paar Zeilen auf eine Kudos-Karte - adressiert an eine Person oder auch zum Beispiel ein Team. Diese positiven Aufmerksamkeiten können dann auf einer Büro-Pinnwand "für die Ewigkeit" festgehalten werden.
Kudos-Karten können in verschiedenen Situationen genutzt werden - zum Beispiel, um den Wochenendstart zu versüßen. Sie dienen als kleiner Anstoß, um öfter "Danke" zu sagen und schaffen eine positive Wirkung im Team.
How to?
- Die passende px Kudos-Card auswählen
- Eine wertschätzende Botschaft drauf schreiben
- Übergabe gerne entweder "öffentlich" im SMART-Meeting, oder auch diskret und persönlich
- Karte gerne dann auch am Arbeitsplatz anbringen
04.
Meet better
Grundsätzlich erkennt man ein gutes Meeting daran, dass die meisten Menschen im Raum die folgenden Fragen mit ja beantworten können: Gehe ich mit mehr Klarheit aus dem Meeting? Gehe ich mit mehr Energie aus dem Meeting?
Die Einhaltung definierter Grundregeln in Meetings ist entscheidend für eine erfolgreiche und effektive Zusammenarbeit. Meeting-Regeln stellen sicher, dass unsere Meetings produktiv und zielorientiert ablaufen. Ein erfolgreiches Meeting ist kein Zufall, sondern das Ergebnis sorgfältiger Planung und effektiver Durchführung. In Bezug auf die teilnehmenden Personen sprechen wir offen an, wer einen relevanten Beitrag zum Erreichen der Meeting-Ziele leisten kann. Wir prüfen regelmäßig unsere Termine, um sicherzustellen, dass sie sinnvoll sind und einen Mehrwert für alle bieten.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Termin-Owner
- Raum buchen.
- Einladung an alle Teilnehmer*innen versenden.
- Purpose und/oder Ergebniserwartung des Meetings an Rolle Moderator*in kommunizieren.
- Meeting Setup vorbereiten.
- Vorbereitung der Teilnehmer*innen einfordern und ggf. Unterlagen versenden.
- Raum ordentlich und einsatzfähig hinterlassen.
Moderator*in
- Agenda und Struktur zur Verfügung stellen.
- Sicheren Ein- und Ausstieg für das Meeting sicherstellen.
- Redezeit zwischen Teilnehmer*innen gerecht verteilen.
- Den aktiven Beitrag aller Teilnehmer*innen methodisch sicherstellen.
- Verbindlichkeit und nächste Schritte der Teilnehmer*innen aktiv einfordern.
- Kein Meeting ohne konkrete Aufgabenverteilung und next steps beenden.
- Entscheidungen dokumentieren und kommunizieren.
- Einhaltung von Beginn und Endzeit mit timeboxing sicherstellen.
- Check-Out zur Verbesserung aktiv einsetzen - Teilnehmer*innen um Feedback bitten (Sinnhaftigkeit, Klarheit & Qualität des Meetings)
Teilnehmer*innen
- Dem Purpose der ausgeführten Rollen gerecht werden.
- Eigene Fehlbesetzung sichtbar machen und Meetings auch mal verlassen.
- Kolleg*innen wertschätzend gegenübertreten und Ablenkungen vermeiden (Smartphone,...).
- Konstruktiv und aktiv Lösungen suchen.
- Verbindlich kommunizieren.
- Benutztes Material, Geschirr, etc. wegräumen.
- Alle in der Ausführung ihrer Rolle unterstützen und auf Abweichungen kollegial hinweisen.
05.
Hybrid work
Während Homeoffice persönliche Flexibilität bietet, ist die Präsenz im Büro für die Zusammenarbeit im Team ebenfalls wichtig.
Ein Zeitplan, an welchem sich alle Teammitglieder orientieren können, ist hilfreich um sicherzustellen, dass ausreichend Zeit im Büro verbracht wird, um eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen und wo gleichzeitig die Vorteile des Homeoffice genutzt werden können.
Wir arbeiten mit einem hybriden Arbeitsmodell. Zwischen Fully-Remote Work und einer definierten Anwesenheitspflicht in der Agentur gibt es für uns eine sinnvolle Balance. Die perfekte Mischung ist individuell und soll sowohl konzentrierte Arbeitsphasen als auch effektive und persönliche Abstimmungen mit Kolleg*innen und Kunden ermöglichen. Mit Hybrid Work nutzen unsere Mitarbeiter*innen also den Arbeitsplatz, der die besten Projektergebnisse ermöglicht.
Unsere Homebase ist das pixelart-Office. Wir glauben an die Kraft eines persönlichen Miteinanders. Denn unsere Erfahrung hat gezeigt: Im engen Dialog entstehen oft die besten digitalen Lösungen. Deshalb gilt: Dauerhaftes Homeoffice oder Fully-Remote Work ist nicht in unserem Sinne. Uns ist wichtig, dass wir alle in regelmäßigem, persönlichen Austausch stehen und auch die Möglichkeit dazu haben, Meetings in Person zu führen. Unser pixelart Office bleibt dabei der ideale gemeinsame Treffpunkt.
